Se puede cambiar, y antes de lo que imagina. Para cambiar de administrador de fincas basta un acuerdo de la junta de propietarios por mayoría, sin esperar a que termine el año ni justificar nada ante nadie. Votar es la parte fácil. Lo que de verdad deja a una comunidad colgada es el día después: papeles que no llegan, una cuenta del banco que nadie puede mover y un recibo del ascensor sin pagar. Eso se evita con un orden concreto, y es el que le contamos aquí.
En resumen
- Quién decide: la junta de propietarios. Puede quitar al administrador antes de que acabe su mandato, en una junta extraordinaria.
- Qué mayoría: la mayoría de los propietarios que, a la vez, sume la mayoría de las cuotas. En segunda convocatoria basta la mayoría de los asistentes si representa más de la mitad de las cuotas presentes.
- Antes de votar: compruebe si hay contrato con el administrador actual y si están en plazo para rescindirlo sin penalización.
- Lo delicado: el traspaso. El administrador saliente debe entregar actas, cuentas, contratos y llaves; las normas del colegio de Madrid le dan 10 días para la documentación y 45 para la liquidación de cuentas.
Motivos para cambiar de administrador de fincas: ¿le suena alguno?
Casi nunca se cambia por un solo fallo. Se cambia cuando los pequeños fallos se repiten y los vecinos dejan de confiar.
Repase esta lista y cuente cuántos le resultan familiares:
- No contesta. Llamadas sin respuesta, correos que tardan semanas y averías que nadie gestiona.
- Las cuentas no se entienden. Liquidaciones sin justificantes, partidas genéricas y dudas que nunca se aclaran.
- Las incidencias se eternizan. La gotera del tercero sigue ahí tres juntas después.
- Los morosos no se reclaman. La deuda crece y la pagan, en la práctica, los que sí pagan.
- Las obras se adjudican sin comparar. Un solo presupuesto, siempre del mismo proveedor, también en trabajos que daban tiempo a pedir varios. Otra cosa es una urgencia, como una fuga o un ascensor parado: ahí lo sensato es llamar a quien puede resolverlo rápido.
- Las juntas se convocan mal. Órdenes del día vagos, actas que llegan tarde o no llegan.
Si ha marcado dos o más, la pregunta ya no es si cambiar. Es cómo hacerlo sin perder nada por el camino.
¿Se puede cambiar de administrador antes de que acabe el año?
Sí, y la ley lo dice con todas las letras. El artículo 13.7 de la Ley de Propiedad Horizontal fija que los cargos de la comunidad se nombran por un año, salvo que los estatutos digan otra cosa.
La misma frase abre la puerta al cambio. Los cargos «podrán ser removidos de su cargo antes de la expiración del mandato por acuerdo de la Junta de propietarios, convocada en sesión extraordinaria». Y el artículo 14 confirma que nombrar y remover a los cargos corresponde a la junta.
Esto deja dos caminos:
- Al terminar el mandato: en la junta ordinaria anual se vota el nombramiento del administrador para el año siguiente. Basta con elegir a otro.
- Antes de que termine: se convoca una junta extraordinaria con ese punto en el orden del día.
Pero cuidado: el cargo y el contrato son cosas distintas. La junta quita el cargo; el contrato de servicios que firmó la comunidad con el administrador, en cambio, puede fijar un preaviso o una penalización si se termina antes de tiempo.
Por eso, antes de convocar, compruebe dos cosas: si existe ese contrato y en qué plazo puede rescindirse sin pagar penalización. Así nadie se lleva una sorpresa en la junta y el nuevo administrador empieza en una fecha que no choque con el preaviso.
Ninguno de los dos caminos exige probar que el administrador lo ha hecho mal. ¿Entonces dónde está la dificultad? En los números de la votación, que es lo siguiente.
¿Qué mayoría hace falta para cambiar de administrador de fincas?
Hace falta la mayoría ordinaria del artículo 17.7, la que rige para casi todos los acuerdos del día a día.
| Convocatoria | Votos a favor que hacen falta (artículo 17.7) |
|---|---|
| Primera | La mayoría del total de propietarios que, a su vez, representen la mayoría de las cuotas de participación |
| Segunda | La mayoría de los asistentes, siempre que represente más de la mitad del valor de las cuotas de los presentes |
La diferencia pesa mucho. Pongamos un ejemplo ilustrativo: una comunidad de 20 viviendas con cuotas parecidas. En primera convocatoria harían falta al menos 11 votos a favor. En segunda, si acuden 9 vecinos, pueden bastar 5.
Por eso la segunda convocatoria es la habitual. Puede celebrarse el mismo día, media hora después de la primera, si así se indicó en la citación (artículo 16.2).
Ojo con un detalle de las cuotas: no todas las viviendas pesan igual. Un local grande o un ático pueden inclinar la balanza, así que conviene contar votos y cuotas antes de la junta. Puede leer el texto completo en el texto consolidado de la Ley de Propiedad Horizontal en el BOE (consultado en noviembre de 2026).
Cómo cambiar de administrador de fincas, paso a paso
El orden importa más que la rapidez. Una comunidad que vota el cese sin tener sustituto se queda unas semanas sin nadie que pague los recibos.
1. Elija al nuevo administrador antes de la junta
Pida dos o tres presupuestos por escrito y llévelos a la junta. Así se vota el cese y el nombramiento en el mismo acto, y el relevo no deja ningún hueco.
2. Convoque la junta con los dos puntos claros
La junta la convoca el presidente. También pueden pedirla una cuarta parte de los propietarios o los que sumen al menos el 25 % de las cuotas (artículo 16.1).
El orden del día debe decir, sin rodeos: «Cese del actual administrador» y «Nombramiento de nuevo administrador y aprobación de sus condiciones». Un orden del día vago es la puerta más fácil para impugnar un acuerdo.
Cuidado con los plazos de la citación. La de la junta ordinaria se envía al menos con seis días de antelación; la de una extraordinaria, con la que sea posible para que llegue a todos (artículo 16.3).
3. Vote y cierre el acta cuanto antes
El cambio no corre hasta que se cierra el acta. Los acuerdos son ejecutivos desde que la firman el presidente y el secretario, en la propia reunión o en los diez días naturales siguientes (artículo 19.3).
4. Comunique el cese por escrito
El presidente envía al administrador saliente una copia del acuerdo por un medio que deje constancia, como un burofax. En la misma carta se le pide la entrega de toda la documentación con una lista detallada y una fecha.
No hace falta un escrito largo. Este modelo orientativo le sirve de base:
«Le comunico que la junta de la Comunidad de Propietarios de [dirección] acordó su cese como administrador el [fecha]. Adjunto copia del acta. Le requiero para que, antes del [fecha], entregue a [nombre del nuevo administrador] toda la documentación de la comunidad que custodia, según la lista adjunta, y que la entrega conste en un documento firmado por ambas partes. Firmado: [nombre], presidente.»
¿Qué fecha poner? Si el administrador está colegiado en Madrid, sus propias normas marcan el ritmo: 10 días para entregar la documentación y 45 para la liquidación de cuentas, contados desde que se le comunica el cese por un medio fehaciente, como ese burofax.
Si el caso viene complicado, pida que un abogado revise el escrito antes de enviarlo. La lista que lo acompaña, en cambio, puede prepararla usted mismo con la de más abajo.
5. Cambie las firmas del banco
Con el certificado del acuerdo, la comunidad pide al banco que retire la autorización al antiguo administrador y la dé al nuevo. Es el paso que más se olvida. Y el que más problemas da si se olvida.
¿Y qué debe haber exactamente en esa lista de documentación? Es la parte que más discusiones provoca.
Qué documentación debe entregar el administrador saliente
Todo lo que es de la comunidad vuelve a la comunidad. La ley encarga al administrador custodiar la documentación «a disposición de los titulares» (artículo 20.e): la guarda, pero no es suya.
Al secretario le toca custodiar los libros de actas y conservar cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos de las juntas (artículo 19.4). Cuando el administrador hace también de secretario, eso también debe entregarlo.
Use esta lista como base para el escrito de entrega:
- Libro de actas y copias de las convocatorias y comunicaciones de los últimos cinco años.
- Contabilidad completa: cuentas aprobadas, presupuestos, justificantes de gastos y extractos bancarios.
- Relación de propietarios con sus cuotas de participación y datos de contacto.
- Estado de deudas: quién debe, cuánto, y en qué punto está cada reclamación.
- Contratos con proveedores: ascensor, limpieza, mantenimiento, suministros.
- Póliza del seguro de la comunidad y partes de siniestros abiertos.
- Documentación técnica: inspecciones del edificio, del ascensor y de las instalaciones.
- Estatutos y normas de régimen interior, si los hay.
- Declaraciones a Hacienda presentadas en nombre de la comunidad.
- Llaves de cuartos de contadores, azotea, garaje y zonas comunes.
Pida que la entrega se haga con un documento firmado que enumere lo que se entrega. Si mañana falta algo, ese papel es la prueba.
¿Y si el administrador no entrega nada? Pasa más de lo que parece.
¿Qué hacer si el administrador saliente no entrega la documentación?
Primero, no deje pasar el tiempo. Cada semana sin papeles es una semana sin poder reclamar a un moroso ni presentar un parte al seguro.
Estos son los escalones, de menos a más:
- Requerimiento por escrito. Un burofax del presidente con la lista de documentos, el acuerdo de cese y un plazo razonable de entrega.
- Queja ante su colegio profesional, si está colegiado. La ley obliga a los colegios profesionales a tener un servicio que tramite las quejas de quienes contratan a sus colegiados (artículo 12 de la Ley 2/1974 de Colegios Profesionales). En Madrid, el Reglamento de Régimen Disciplinario del Colegio de Administradores de Fincas (artículo 7.2, consultado en noviembre de 2026) considera falta grave retener la documentación no contable más de 10 días después del cese o retrasar la liquidación de cuentas más de 45. El colegio puede abrir un expediente disciplinario, pero no puede obligarle a devolver nada ni a pagar.
- Vía judicial. Si no hay entrega, la comunidad, representada por su presidente, puede reclamarla ante el juzgado con abogado.
¿Y mientras tanto? La comunidad no se para. El nuevo administrador puede reconstruir lo urgente con los extractos del banco, las actas que recibieron los vecinos y los contratos que tengan los proveedores.
Si llega a ese punto, conviene contar con asesoramiento jurídico desde el primer escrito: un requerimiento bien redactado puede ahorrarle el juicio.
¿Cuándo es mejor momento para cambiar?
El mejor momento es al cerrar el ejercicio, con las cuentas del año aprobadas. El nuevo administrador empieza con un saldo claro y no hereda dudas.
Hay dos situaciones en las que conviene pensarlo dos veces:
- Con una obra a medias. Cambiar en mitad de una rehabilitación obliga a traspasar contratos, pagos y certificaciones en marcha. Se puede, pero hay que planificarlo.
- Con una subvención en trámite. Asegúrese de que el expediente y sus claves de acceso pasan completos al nuevo administrador.
Pero si el administrador no contesta, no rinde cuentas o deja pasar plazos, esperar sale más caro que cambiar. La junta extraordinaria existe precisamente para eso.
Qué hacemos en Lomug cuando su comunidad decide cambiar
El cambio de administrador lo gestionamos nosotros, para que el presidente no tenga que perseguir a nadie.
- Revisamos el contrato con su administrador actual, si existe, y le decimos cuándo puede terminarse sin pagar penalización.
- Le ayudamos a redactar la convocatoria y el orden del día para que el acuerdo sea sólido.
- Pedimos por escrito la documentación al administrador saliente y comprobamos que llega completa.
- Revisamos las cuentas heredadas y le contamos lo que encontramos, con claridad.
- Gestionamos el cambio de firmas en el banco y avisamos a proveedores y aseguradora.
Es el mismo servicio de administración de comunidades de propietarios que damos cada día, empezando por dejar en orden todo lo heredado. Si quiere entender antes qué hace un buen administrador de fincas en Madrid, en nuestra portada le contamos cómo trabajamos.
Lo que se lleva de este artículo
- La junta puede cambiar de administrador cuando quiera, por mayoría ordinaria, sin dar explicaciones.
- Elija sustituto antes de votar y cambie las firmas del banco en cuanto se cierre el acta.
- Exija la documentación con una lista por escrito y un acta de entrega firmada.
¿Y si el problema de fondo son los vecinos que no pagan? Le interesa leer cómo se gestiona una comunidad de propietarios con morosidad. Y si lo que toca ahora es el relevo, empecemos por ahí.
Cuéntenos cuántas viviendas tiene su comunidad y qué le preocupa del cambio. Le enviaremos un presupuesto por escrito y le explicaremos cómo sería el traspaso en su caso, sin compromiso.
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o llámanos al 913 065 391
Preguntas frecuentes
¿Hay que justificar por qué se cambia de administrador de fincas?
No. La Ley de Propiedad Horizontal no pide motivos: basta el acuerdo de la junta por mayoría ordinaria. Antes de que termine el mandato, el acuerdo se toma en una junta extraordinaria (artículo 13.7).
¿Puede el presidente cambiar de administrador sin convocar junta?
No. Nombrar y remover al administrador corresponde a la junta de propietarios (artículo 14). El presidente convoca la junta y, una vez tomado el acuerdo, firma el acta y comunica el cese.
¿Cuánto tiempo tiene el administrador saliente para entregar la documentación?
La Ley de Propiedad Horizontal no fija un plazo concreto. Si está colegiado en Madrid, las normas de su colegio le dan 10 días desde el cese para entregar la documentación y 45 para la liquidación de cuentas. Indique una fecha en el requerimiento por escrito y, si no se cumple, acuda al colegio o a la vía judicial.
¿Se puede cambiar de administrador en mitad del año?
Sí. El cargo dura un año salvo que los estatutos digan otra cosa, pero la junta puede cesar al administrador antes en una sesión extraordinaria. Lo práctico es que el nuevo empiece con un cierre de cuentas a esa fecha.
¿Hay que pagar una indemnización al administrador que se cesa?
La Ley de Propiedad Horizontal no fija ninguna. Lo que hay que mirar es el contrato de servicios firmado con la comunidad, si existe: si prevé un preaviso o una penalización por terminarlo antes, compruebe antes de la junta si están en plazo para rescindirlo sin pagarla.
¿Cambia el NIF o la cuenta bancaria de la comunidad?
No tiene por qué. El NIF y la cuenta son de la comunidad, no del administrador. Lo que cambia son las personas autorizadas en el banco, con el certificado del acuerdo de la junta.
